สถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัสโควิด-19 ในประเทศไทยเริ่มขยายออกไปกว้างขึ้น ส่งผลให้มีบางจังหวัดเริ่มประกาศปิดเมือง ขณะที่กรุงเทพมหานครก็เริ่มมีมาตรการ “ชัตดาวน์สถานที่เสี่ยง” ด้วยการปิดสถานบันเทิงผับบาร์ โรงภาพยนตร์ สถานศึกษา และเพิ่มการปิดพื้นที่เสี่ยงต่อการระบาดโควิด –19 เพิ่มเติม ขณะที่ภาคเอกชนเอง องค์กรธุรกิจหลายแห่งเริ่มนำมาตรการทำงานจากที่บ้าน (Work From Home) มาใช้เพื่อไม่ให้ธุรกิจสะดุดและสามารถดำเนินการต่อไปได้ในภาวะวิกฤตได้ตามปกติ
คุณกฤษดา สาธุกิจชัย ประธานเจ้าหน้าที่ฝ่ายบริหาร บริษัท เนทติเซนท์ จำกัด (Netizen) ที่ปรึกษาการวางระบบซอฟต์แวร์การบริหารจัดการทางธุรกิจ (ERP) เปิดเผยว่า ในสถานการณ์เช่นนี้ผู้ประกอบการควรเตรียมความพร้อมด้านเทคโนโลยีและ Business Process ภายในองค์กร เพื่อรองรับการเปลี่ยนรูปแบบการทำงานในครั้งนี้ โดยเฉพาะด้านซอฟต์แวร์องค์กร และเทคโนโลยีด้านการสื่อสาร การจัดการข้อมูลองค์กรขึ้นไปอยู่บนคลาวด์ เพราะจะทำให้ทุกคนสามารถเข้าถึงข้อมูลได้จากทุกที่ ด้วยอุปกรณ์สมาร์ทโฟน และแท็บเล็ต ซึ่งเป็นอุปกรณ์พื้นฐานที่พนักงานทุกคนมีอยู่แล้ว
ทั้งนี้ แนวทางในการ Work from home สำหรับผู้ประกอบการธุรกิจขนาดกลางและขนาดย่อม SMEs (Small and Medium Enterprises) โดยเฉพาะกลุ่มผู้ประกอบการที่น่าเป็นห่วงที่สุด คือผู้ประกอบการขนาดกลาง (Medium) ซึ่งเป็นกลุ่มที่เริ่มมีทีมงานหลายทีม หลายฝ่าย ในการดำเนินธุรกิจและส่วนใหญ่ในการบริหารก็ยังเป็นลักษณะรวมศูนย์ ขาดการกระจายการทำงานที่ดีทั้งในส่วนของคนและส่วนของ Document Flow ดังนั้น เมื่อปรับรูปแบบเป็น Work from home อาจทำได้ยากลำบากกว่ากลุ่มอื่นๆ ทั้งด้านการสื่อสาร ประสิทธิภาพในการทำงาน และความต่อเนื่อง โดยเฉพาะการเตรียมพร้อมทางด้านเทคโนโลยีต่างๆ ทั้ง 10 ข้อ ต่อไปนี้ โดยเฉพาะการเตรียมพร้อมทางด้านเทคโนโลยีต่างๆ ทั้ง 10 ข้อ ต่อไปนี้
1.ระบบโทรศัพท์ปรับจากระบบ Analog เป็นระบบ IP PBX (IP Phone) เราสามารถรับโทรศัพท์ที่โทรเข้า Office ได้ทุกที่ที่มี Internet เข้าถึง โดยที่ปลายทางไม่ทราบว่าผู้รับสายไม่ได้อยู่ Office ซึ่งปัจจุบันก็มีบริการ IP PBX บน Cloud หรือเรียกว่า Cloud PBX สามารถวางระบบได้เร็วต้นทุนการลงทุนต่ำ และจ่ายตามการใช้งานจริงเป็นต้น ตัวอย่าง IP PBX เช่น Sangoma, Panasonic ส่วน Cloud PBX มี True , Cat Telecom และ 3BB Cloud เป็นต้น
2.แพลตฟอร์มในการทำเอกสารออนไลน์ (Online Document Software) ซึ่งมีให้เลือกใช้หลายแพลตฟอร์ม ทั้ง Google Suite (Doc, Sheet , Slide ) หรือ Office365 ( Excel , Word , Power point) ล้วนมีความสามารถให้ทุกคนสามารถทำงานอยู่บนเอกสารเดียวกันในเวลาเดียวกัน แม้จะอยู่ต่างสถานที่กัน ช่วยเพิ่มความเร็วในการทำงานร่วมกันได้เป็นอย่างดี
3.กำหนดแพลตฟอร์มแชทออนไลน์ที่จะใช้ในองค์กรร่วมกัน ซึ่งอาจต้องศึกษาถึงคุณสมบัติที่แตกต่างกันไปสามารถเลือกตามความเหมาะสมและความคุ้นชินในการทำงานของพนักงานเป็นหลัก เช่น Hangouts ที่สามารถสร้างห้องเป็นทีมพร้อมเห็น Status ว่าทุกคนอยู่หน้าจอที่พร้อมจะ Chat หรือคุยงานกัน และข้อมูลต่าง ๆ จะไม่ถูกลบ นอกจากนี้ยังมี Line, WhatApp และ Facebook Messenger เป็นต้น
4.แพลตฟอร์มในการประชุมทางไกล (Video Conference) ปัจจุบันมีให้เลือกใช้บริการหลากหลาย เช่น Microsoft Teams, Hangouts, Webex และ Zoom ในส่วนนี้หากองค์กรไหนใช้แพลตฟอร์มใดในการ. แชทออนไลน์อยู่แล้วก็แนะนำให้ใช้แพลตฟอร์มเดียวกันในการประชุมทางไกล เช่นหากใช้ Hangouts chat สำหรับแชทอยู่แล้วก็ให้ใช้ในการประชุมทางไกลควบคู่กันไป
5.แพลตฟอร์มสำหรับใช้ในการแชร์ไฟล์งาน ในปัจจุบันมีหลากหลายค่าย อาทิเช่น One Drive, Google Drive , Dropbox, icloud, Origami E-doc, zDoc ซึ่ง Netizen เลือกใช้ Google Drive เป็นหลักให้กับทีมงานใช้ในระหว่างที่ทำงานร่วมกัน แต่เนื่องจากมีข้อจำกัดในการเก็บข้อมูลและเป็นการจัดการ File ภายในองค์กรจึงย้ายข้อมูลจาก Google Drive ไปสู่ Origami E-doc ในเอกสารที่ทำสำเร็จแล้ว เพราะสามารถจัดการข้อมูลตามแต่ละแผนกขององค์กร และยังสามารถเปิดสิทธิ์ในการเข้าถึงได้เป็นระบบ ระเบียบมากขึ้น
6.ระบบบริหารโครงการ (Project management system) ปัจจุบันมีอยู่หลายระบบ เช่น Asana, Trello , Basecamp และ Origami CRM เป็นตัวช่วยในการมอบหมายงาน วางแผนงาน และติดตามงานในแต่ละโครงการ ให้เป็นไปตามไทม์ไลน์ที่กำหนดไว้
7. จัดเตรียมระบบบริหารทรัพยากรบุคคลผ่านคลาวด์ (HR Cloud system) แทนการสแกนลายนิ้วมือหรือการตอกบัตรในที่ทำงาน สามารถให้พนักงานทำการลาแบบ Self service ได้เลย พร้อมระบบงาน HRM และ HRD ซึ่งปัจจุบัน ตัวระบบมีต้นทุนในการลงทุนที่ไม่มากนัก เช่น SuccessFactors , Happywork , onedee , Origami เป็นต้น ภายใน Netizen เราได้ใช้ระบบ Face recognition และ Origami ในการบริหารจัดการภายในองค์กร
8.ระบบ CCTV Cloud กล้องวงจรปิดในองค์กร ที่เก็บ Storage บน Cloud ได้ เพื่อใช้สำหรับตรวจสอบภายในออฟฟิศ กรณีต้องให้พนักงานทำงานที่บ้านทั้งหมด จะไม่มีคนเข้าทำงานที่บริษัทจำเป็นต้องตรวจสอบและจัดเตรียม CCTV ให้พร้อม
9.ระบบอนุมัติการทำงานต่าง ๆ (Workflow Approval Process) เช่น การอนุมัติขั้นตอนการทำงานต่างๆโดยไม่ต้องเซ็นต์เอกสาร ปัจจุบันมีระบบที่นิยมใช้งานในองค์กร อาทิ เช่น One web, K2 และ Origami ซึ่งแต่ละแบบสามารถที่จะเชื่อมเข้ากับระบบ ERP ขององค์กรได้ง่ายขึ้น สามารถช่วยให้ลดขั้นตอนในการส่งเอกสารในการอนุมัติ และทำงานได้อย่างรวดเร็ว
10.ปรับองค์กรเข้าสู่ระบบคลาวด์ ERP และ e-Tax Invoice ปัจจุบันหลายองค์กรยังไม่ได้ปรับระบบ ERP ขึ้นสู่ Cloud ซึ่งอาจจะมีความยากลำบากในการที่ดูแล Server ERP ในสถานการณ์การทำงานแบบ Work from home หากองค์กรยังไม่ได้คิดที่จะปรับเปลี่ยนระบบ ERP สามารถนำ Software ERP ตัวเดิมไปฝากไว้ที่ Data Center แต่หากมีโครงการปรับเปลี่ยนระบบ ERP ก็อาจวางแผนเปลี่ยนเป็น Real Cloud ERP เพราะมีการวาง Data Structure , Process , และ UX/UI ที่ใช้กับ Cloud โดยเฉพาะ พร้อมทั้งการออกเอกสาร Tax Invoice ก็สามารถที่จะออกเป็น e-Tax Invoice ในปัจจุบัน ERP ที่เป็น Real Cloud ERP ประกอบด้วย SAP Business ByDesign เวอร์ชั่น Netizen Arabica และ Oracle ERP Cloud เป็นต้น
นอกจากนี้องค์กรจำเป็นต้องสื่อสารกับ Supplier และลูกค้า เพื่อขอความร่วมมือในการส่งเอกสารต่าง ๆ เป็นแบบ Digital Document แทน เช่น PDF file , E-tax Invoice พร้อมโอนเงินผ่านทางช่องทาง Online เพื่องดใช้เมสเซนเจอร์วางบิลรับเช็ค ช่วยป้องกันการแพร่ระบาดของไวรัส พร้อมทั้งกระตุ้นให้การลดใช้กระดาษ (Paperless) มากขึ้น
อย่างไรก็ตาม สถานการณ์ที่เกิดขึ้นแม้จะเป็นการเผชิญกับอีกหนึ่งวิกฤตของภาคธุรกิจ แต่ขณะเดียวกันการเตรียมตัวเพื่อให้สามารถ Work From Home ในครั้งนี้ อาจกลายเป็นจุดเริ่มต้นที่ทำให้หลายๆ องค์กรประสบความสำเร็จในการทำ Digital Transformation ไปโดยปริยาย เพราะการ Work Form Home นั้น นอกจากช่วยรับมือกับผลกระทบจากโควิด –19 แล้ว ยังถือเป็น Future Trend Work Lifestyle ที่ทุกๆ องค์กรควรเรียนรู้ เพื่อนำไปสู่การปฏิรูประบบซอฟต์แวร์องค์กรและเพิ่มประสิทธิภาพการทำงานไปในตัว