สำนักงานนวัตกรรมแห่งชาติ (องค์การมหาชน) หรือ NIA ภายใต้กระทรวงการอุดมศึกษา วิทยาศาสตร์ วิจัยและนวัตกรรมประกาศผลรางวัลนวัตกรรมแห่งชาติ ประจำปี 2564 ในวันนวัตกรรมแห่งชาติ โดยหนึ่งในผลงานรางวัลที่น่าสนใจและเข้ากับรูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนแปลงไปในปัจจุบัน ก็คือ แพลตฟอร์ม เวิร์คเพลสพลัส (Workplace Plus) จาก บริษัท เอ็กซ์ซี จำกัด
Workplace Plus คือ นวัตกรรมที่ Transform อาคารสำนักงานในรูปแบบเดิม ให้กลายเป็น Hybrid Workplace ซึ่งกำลังเป็นประเด็นที่หน่วยงานทั่วโลกให้ความสนใจ ผลงานนี้จึงได้คว้ารางวัลชนะเลิศ ด้านการออกแบบผลิตภัณฑ์และบริการ ประเภทการออกแบบบริการ (Service Design) ประจำปี 2564 Brand Buffet พามาทำความรู้จัก และ เจาะลึกเบื้องหลังการออกแบบผลงานนวัตกรรมชิ้นนี้กัน
ท่ามกลางทั่วโลกกำลังให้ความสนใจการผสมผสานการทำงานระหว่างออฟฟิศและสถานที่อื่น ๆ สอดคล้องกับรูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนไปในช่วงโควิด19 โดยพนักงานสามารถเลือกได้ว่าวันไหนจะเข้าทำงานที่ออฟฟิศ หรือวันไหนจะทำงานจากที่บ้านภายใต้นโยบายที่บริษัทกำหนด โดยจะมีคำแนะนำจากระบบ AI ทำให้ผู้บริหารองค์กรสามารถปรับปรุงพื้นที่สำนักงานและวิธีการทำงานให้เป็นออฟฟิศยุคใหม่แห่งอนาคต เพื่อสร้างอิสระและประสิทธิภาพในการทำงานให้พนักงานมากขึ้น โดยการทำงานในแบบ Hybrid Working องค์กรจะต้องคำนึงถึง 3 ประเด็นหลัก ได้แก่
1. พนักงาน องค์กรควรมีการกำหนดจำนวนวันทำงานระหว่างบ้านและออฟฟิศอย่างเหมาะสม
2. ออฟฟิศ ควรมีรอบการทำความสะอาดอย่างสม่ำเสมอ รวมถึงมีการควบคุมความหนาแน่นของพนักงานให้พอดี จัดออฟฟิศรองรับการทำ Social Distancing
3. เทคโนโลยี คือส่วนสำคัญที่จะเข้ามามีบทบาทในการบริหารจัดการทั้งในส่วนของออฟฟิศและพนักงานได้อย่างเป็นระบบมากยิ่งขึ้น
Workplace Platform เข้ามาช่วยองค์กรให้บริหารจัดการพื้นที่ทำงานในบริเวณต่างๆ อย่างครบวงจร ได้แก่
พื้นที่บริเวณต้อนรับผู้มาติดต่อ (Reception): การนำโซลูชันเทคโนโลยีมาช่วยบันทึกข้อมูลของผู้ที่เข้ามาติดต่อภายในบริษัทเป็นระบบมากยิ่งขึ้น สามารถใช้เพื่อคัดกรองความเสี่ยงของแต่ละบุคคล รวมถึงรองรับการเชื่อมต่อกับกล้องตรวจวัดอุณหภูมิ และ Access Control เพื่อเพิ่มความปลอดภัยก่อนเข้าพื้นที่ด้านใน
พื้นที่ห้องประชุม (Meeting Room): เป็นอีกพื้นที่นึงที่มีความหนาแน่นค่อนข้างสูง การนำระบบจองห้องประชุมเข้ามาใช้จะช่วยให้การบริหารห้องประชุมทั้งหมด สะดวก รวดเร็ว พนักงานสามารถเห็นตารางห้องประชุมได้อย่างชัดเจน ทำให้การวางแผนการจองห้องประชุมในแต่ละวันง่ายมากยิ่งขึ้น ลดเวลาในการเดินหาห้องประชุม และช่วยให้พื้นที่ห้องประชุมเพียงพอต่อการใช้งาน
พื้นที่ทำงานส่วนกลาง (Collaboration Space): จากเทรนด์ Hybrid Office หลายองค์กรเริ่มมีการเพิ่มพื้นที่โต๊ะทำงานส่วนกลางมากขึ้น และการเทคโนโลยีระบบจองโต๊ะทำงานเข้ามาบริหารจัดการ ช่วยให้พนักงานสามารถจองโต๊ะทำงานได้ก่อนเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศ รวมถึงองค์กรสามารถกำหนดบริเวณการเข้าใช้พื้นที่ทำงานของพนักงานในแต่ละแผนก และกำหนดรูปแบบของโต๊ะทำงาน ในรูปแบบ Social Distancing เพื่อช่วยลดความหนาแน่นภายในออฟฟิศ นอกจากนี้ยังรวมไปถึงการนำระบบล็อกเกอร์อัจฉริยะ เข้ามาใช้เพื่อใช้เก็บของต่าง ๆ ของพนักงาน และรวมไปถึงการตอบโจทย์เรื่อง Touchless Technology ลดการสัมผัสเพิ่มความปลอดภัยด้วย AI Face Recognition ควบคุมการเปิดปิดตู้ล็อคเกอร์ ช่วยเติมเต็ม Hybrid Office ให้สมบูรณ์ยิ่งขึ้น
ระบบดังกล่าวทำงานประสานกันแบบไร้รอยต่อเป็น workflow เดียวกัน โดยมีอุปกรณ์ hardware ที่ทำงานคู่กับ cloud application ของ Workplace Plus โดยผลลัพธ์ที่เห็นชัดเจนหลังใช้งานภายใน 3 เดือน คือช่วยจัดการเข้ามาทำงานที่ออฟฟิศให้เกิด Social Distancing ได้และเกิดความปลอดภัย ผลลัพธ์ระยะกลางภายใน 1 ปีคือ องค์กรสามารถลดค่าใช้จ่ายในการเช่าพื้นที่ได้ 30% ต่อปี จากข้อมูลการใช้งานระบบ องค์กรที่มีพนักงาน 1,200 คน สามารถประหยัดค่าเช่าได้ถึงปีละ 35 ล้านบาท เนื่องจากลดพื้นที่ใช้งานไป 3,500 ตร.ม.
ผลลัพธ์ระยะยาว คือ องค์กรมีเครื่องมือถวางกลยุทธ Workplace Strategy ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ช่วยเพิ่มความสุขของพนักงานและ Productivity โดยรวมขององค์กร เป็นเครื่องมือในการ Retain and Recruit Talent ในการเข้าทำงาน และ Minimize Cost เรื่องค่าเช่าต่อปี
ระบบนี้ถูกคิดค้นเมื่อ 4 ปีก่อน และถูกนำมาประยุกต์ใช้ให้เข้ากับสถานการณ์ปัจจุบันได้อย่างทันท่วงที จึงทำให้สามารถคว้ารางวัลนวัตกรรมแห่งชาติ ด้านการออกแบบผลิตภัณฑ์และบริการ ประเภท การออกแบบบริการ (Service Design) ประจำปี 2564 จาก NIA
สำหรับผู้ที่สนใจ และคิดว่าผลงานตนเองเป็นประโยชน์ในแง่ของนวัตกรรมในด้านต่าง ๆ ติดตามรายละเอียดให้ดี เพราะผลงานของคุณอาจเป็นหนึ่งในผลงานที่ช่วยเปลี่ยนแปลงโลกจาก นวัตกรแบบคุณ ติดตามรายละเอียดผลงานและรางวัลในปีนี้เพิ่มเติมได้ที่เฟซบุ๊คแฟนเพจของทาง สำนักงานนวัตกรรมแห่งชาติ หรือ NIA https://www.facebook.com/NIAThailand หรือข้อมูลเพิ่มเติมได้ที่ Exzy Workplace Plus https://www.facebook.com/ExzyWorkplacePlus