ช่วงชีวิตหนึ่งของเด็กไทย เชื่อว่าเราทุกคนเคยได้ยินคำว่า “สึนามิ” จากหนังสือสังคมศึกษาในชั้นเรียนประถม แต่กว่าที่เราจะรู้จักสึนามิจริง ๆ ก็คงเป็นวันที่ 26 ธันวาคม 2004 ที่เกิดสึนามิถล่ม 6 จังหวัดภาคใต้ของไทยจนทำให้มีผู้เสียชีวิตกว่า 5,000 คน บาดเจ็บอีกนับ 8,000 คน และสูญหายอีกหลายพันคน
ตัดกลับมาที่ภาพปัจจุบัน การทำ BCP (Business Continuity Planning) ก็อาจไม่ต่างจากคำว่า “สึนามิ” ที่เราคุ้นเคยในบทเรียน เหตุเพราะมีบริษัทส่วนหนึ่งมีแผน BCP เอาไว้เพื่อความอุ่นใจว่าบริษัทคงยังสามารถทำธุรกิจต่อไปได้แม้อาจเกิดเหตุฉุกเฉินขึ้นมา แต่อาจไม่ได้ซักซ้อมแผน BCP อย่างจริงจัง กว่าจะรู้ตัวอีกครั้ง มันก็ไม่ใช่แผนที่ใช้งานได้จริงอย่างที่คาดไว้เสียแล้ว
สถานการณ์ไวรัส Covid-19 ที่กำลังแพร่ระบาดในประเทศไทยขณะนี้จึงสามารถเปลี่ยนเป็น “วิกฤติ” ที่แท้จริงของธุรกิจที่มีแผน BCP แต่ไม่อาจใช้งานได้จริงนั่นเอง
อย่างไรก็ดี ในเวลาที่เหลือน้อยลงทุกที การออกมาสาธิตการทำ BCP ของเอไอเอสก็เป็นอีกหนึ่งบทบาทที่น่าสนใจ โดยภายในการสาธิตของเอไอเอสพบว่ามีการใช้เทคโนโลยี และโซลูชันหลายอย่างที่เอื้อให้การทำงานจากภายนอกองค์กรเกิดขึ้นได้จริง และน่าจะช่วยให้บริษัทที่กำลังท้อใจกับแผน BCP ของตัวเองให้กลับมาสู้ได้อีกครั้ง ซึ่งในการสาธิตของเอไอเอสประกอบด้วยโซลูชันต่าง ๆ เช่น
ทำงานอย่างไรให้ยังเห็นหน้ากัน
การสาธิตของเอไอเอสเริ่มจากเทคโนโลยีที่ใช้ในการเชื่อมหน่วยงานต่าง ๆ ของบริษัทเข้าด้วยกันแม้จะอยู่กันคนละที่ ซึ่งทำให้บรรยากาศของความเป็นออฟฟิศยังคงอยู่
โดยในตัวอย่างคือผู้บริหารมีการทำงานแยกกันคนละอาคาร นั่นคือ กลุ่มหนึ่งอยู่ที่ เอไอเอส ทาวเวอร์ 1 ปากซอยสายลม ขณะที่อีกกลุ่มอยู่ที่ออฟฟิศในซอยพหลโยธิน 14 ซึ่งเครื่องมือที่ใช้ในการติดต่อสื่อสารทางไกลนี้ เอไอเอสใช้เพียง Microsoft Teams (เป็น Tools อยู่ใน Microsoft Office365 เพื่อการทำวิดีโอคอนเฟอเรนซ์) ก็สามารถทำให้ทีมงานติดต่อสื่อสารกันได้แล้ว และผู้บริหารเองก็สามารถใช้ช่องทางนี้แจ้งข่าวสารให้พนักงานได้อย่างรวดเร็วด้วย
อย่างไรก็ดี ยังมีเครื่องมืออีกหลายตัวที่สามารถทำวิดีโอคอนเฟอเรนซ์ได้ ไม่ว่าจะเป็น Zoom, LINE, Facebook Messenger, Google Hangout Meets ซึ่งแต่ละยี่ห้อก็จะมีข้อกำหนด รวมถึงเงื่อนไขที่แตกต่างกัน รวมถึงมีประสิทธิภาพต่างกันด้วย
ช่วยกันแก้ไขเอกสารได้เหมือนนั่งอยู่ข้าง ๆ กัน
กรณีนี้ต้องการเครื่องมือเพิ่มเติมเพื่อให้สามารถทำงานร่วมกันบนไฟล์เอกสารได้ ซึ่งเครื่องมือที่เอไอเอสใช้นั้นเป็น Microsoft Office365 และในช่วงวิกฤติไวรัสนี้ ทาง Microsoft ได้เปิดให้ธุรกิจที่สนใจสามารถลงทะเบียนลองใช้ Office365 Enterprise E1 ได้ฟรี 6 เดือน โดยภายในแผนดังกล่าวประกอบด้วย การเข้าใช้ Microsoft Team สำหรับทำ VDO Conference กับพนักงานได้มากถึง 250 คน, พื้นที่บน OneDrive 1 เทราไบต์, การให้พื้นที่ Mail/Calendar 50 กิกะไบต์ต่อคน และการใช้งาน SharePoint Collaboration ซึ่งเป็นอีกเครื่องมือสำหรับแก้ไขไฟล์งานต่าง ๆ ร่วมกัน
ความน่าสนใจอีกข้อก็คือ เอไอเอสมีการตั้งศูนย์ดูแลลูกค้าที่สนใจอยากใช้ผลิตภัณฑ์ของ Microsoft ขึ้นมาเป็นพิเศษ โดยเปลี่ยนรูปแบบจากเดิมที่เคยต้องมีการเข้าไปติดตั้งให้ที่ออฟฟิศมาเป็นการให้บริการผ่านออนไลน์ ซึ่งบริษัทมองว่าจะช่วยให้การบริการลื่นไหลขึ้นในภาวะเช่นนี้
VDI – VPN ตัวช่วยเมื่อมีไฟล์สำคัญในออฟฟิศ แต่ต้องพิชิตจากภายนอก
เห็นศัพท์เทคนิคมาอย่าเพิ่งกลัวกันไปก่อน เพราะ Virtual Desktop Infrastructure หรือ VDI เป็นโซลูชันที่น่าจะโดนใจใครหลายคน เพราะมันช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงระบบของออฟฟิศได้แม้ตัวจะอยู่ข้างนอกนั่นเอง
ลองจินตนาการถึงออฟฟิศที่มีแอปพลิเคชันบางอย่าง หรือมีข้อมูลสำคัญมาก ๆ บางตัวอยู่ในระบบ พนักงานต้องเข้ามาที่ออฟฟิศเท่านั้นจึงจะสามารถเข้าถึงข้อมูลหรือแอปพลิเคชันเหล่านี้ได้
แต่ในสถานการณ์ Covid-19 ที่พนักงานต้องหยุดอยู่บ้าน การมีโซลูชัน VDI จะช่วยให้พนักงานสามารถเข้าถึงเครื่องคอมพิวเตอร์ในบริษัทได้ไม่ต่างจากวันทำงานปกตินั่นเอง
(เบื้องหลังของ VDI คือการสร้าง “เครื่องคอมพิวเตอร์เสมือน” ของพนักงานคนนั้นบนคลาวด์ของ Microsoft Azure ซึ่งขอเพียงพนักงานมีอินเทอร์เน็ต และมีเบราเซอร์ ก็สามารถล็อกอินเข้าใช้แอปพลิเคชันและเข้าถึงข้อมูลต่าง ๆ ได้เหมือนการเข้าไปทำงานในออฟฟิศปกติแล้ว)
ส่วน Virtual Private Network (VPN) เป็นการสร้างเครือข่ายเสมือนให้พนักงานสามารถเชื่อมต่อเข้าสำนักงานจากภายนอกเพื่อรับส่งข้อมูล หรือใช้งานแอปพลิเคชันบนระบบภายในได้อย่างปลอดภัย ซึ่งก็เป็นเครื่องมือสำคัญสำหรับหลาย ๆ องค์กรเช่นกัน
ปรับตัวไปสู่ Online Store
อีกสิ่งหนึ่งที่เอไอเอสเพิ่มขึ้นมาคือการเปิดช่องทางออนไลน์เพื่อให้บริการสั่งซื้อสินค้าต่าง ๆ ยังคงเป็นไปได้โดยสะดวก ซึ่งบริษัทบอกว่าพร้อมบริการส่งถึงหน้าบ้าน โดยจัดโปรโมชั่นพิเศษเพื่อคนไทย ส่งฟรีไม่มีขั้นต่ำ ตั้งแต่วันนี้ – 31 มีนาคม 2020 ด้วย
สำหรับใครที่แผน BCP มีปัญหา จะลองนำแนวทางของเอไอเอสไปปรับใช้กันดูก็ได้ หรือถ้าหากใครยังไม่มีแม้แต่แผน BCP แต่ต้องเริ่ม Work From Home กันแล้ว เราเชื่อว่าเครื่องมือที่เอไอเอสแนะนำมาก็เป็นประโยชน์มากทีเดียวค่ะ